エクセルピボットをBIツールのようにつかう – 1.2 –エクセルブック内データ接続

エクセルをBIツールのように活用する方法を解説しています。使用するのはエクセルの標準機能 (マクロは使用ナシ) だけ！　
今回は、エクセルブック内のデータソースへ接続します。

接続方法

① エクセルブック内接続 (データソースがエクセルブック内にある状態)
・データソースファイルをエクセルブックで開きます。または、コピーしてエクセルへ貼り付けます。
・クエリでデータソースをテーブルデータへ変換します。接続の編集 (列の追加や削除など) はパワークエリエディターをつかいます。
・分析用のシートを追加してデータソースのシート (テーブル化されたデータ) へ接続したピボットを作成します。
・データの更新はエクセルブック内にあるデータソースのシート (テーブル化されたデータ) を更新します。

＜メリット＞
・データの参照がひとつのエクセルブック内で完結しているので、エクセルブックをシェアできます。エクセルブックをメールなどで送受信して利用できます。
＜デメリット＞
・データ更新のたびに、そのデータソースを使用しているすべてのエクセルブックのデータソースを更新する必要があります。シェアしたエクセルブックも同様の更新が必要になります。

② ネットワーク内 (データソースがアクセス権があるネットワーク内のどこかにある状態)
・ネットワーク内の (自分のパソコンも含めて) どこかに保存してあるデータソースファイルをエクセルへインポートします。
・インポートしたデータソースをクエリでテーブルデータへ変換します。接続の編集 (列の追加や削除など) はパワークエリエディターでおこないます。
・分析用のシートを追加してデータソースのシート (テーブル化されたデータ) へ接続したピボットを作成します。
・データ更新はインポートもとのデータソースファイルを更新します。

＜メリット＞
・もとデータソースファイルを更新することで接続しているすべてのエクセルブックのデータを更新できます。(更新をクリックする必要があります)

＜デメリット＞
・もとデータソースファイルへのアクセス権限がないひとへのシェアはセキュリティーの観点からオススメできません。シェアしたとしても、もとデータの更新は反映されません。

今回の投稿は「① ひとつのエクセルブック内接続」です。

手順のポイント

＜データソースファイルをエクセルで開く＞
　データソースのファイル形式の多くは、テキスト形式かCSV形式だろうと思います。これらのファイル形式をエクセルで開いてエクセルで保存します。

＜編集はパワークエリエディターをつかう＞
　パワークエリエディターというと何だか上級者向けのように感じる方がいらっしゃるかもしれませんが、難しいものではありません。エクセルの標準機能 (Vr.2016以降) で、手順のほとんどはクリックです。
　パワークエリエディターはクエリを編集するための道具です。
　パワークエリエディターを使用することで、データソース本体を加工・編集する必要がなくなります。パワークエリエディターで、データ形式変更や行列の削除を行ってもデータソース本体は完全に無傷です。